Informacje ogólne

1. Administratorem Danych Osobowych (Administrator) jest:

Instytut Niskich Temperatur i Badań Strukturalnych im. Włodzimierza Trzebiatowskiego Polskiej Akademii Nauk, ul. Okólna 2, 50-442 Wrocław

2. W Instytucie powołany został Inspektor Ochrony Danych, z którym można się kontaktować poprzez adres pocztowy Administratora lub adres poczty elektronicznej:

3. Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania:

Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie przesłanek wynikających z art. 6 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679 w szczególności:

1. W celu zawarcia, wykonania, rozwiązania umowy lub innych czynności prawnych oraz statutowych Administratora – w tym zakresie dotyczy to wszystkich czynności przygotowawczych poprzedzających zawarcie umowy, organizacji konferencji i warsztatów naukowych, procedur nadawania stopni naukowych, w tym analizy, jak i czynności w procesie zawierania i wykonywania umowy lub inne czynności związane z umową (np. pełnomocnictwa), związane z obsługą osoby, której dane dotyczą, w szczególności związanych z udziałem w konferencjach i warsztatach naukowych, uczestnictwem w programach i projektach naukowych, procedowaniem przewodów doktorskich i habilitacyjnych lub umów najmów lokali i pomieszczeń należących do Administratora;
2. W celu wykonania czynności stosownie do zgody udzielonej przez osobę, której dane dotyczą w tym w celach rekrutacyjnych;
3. W celu wykonywania zadań w interesie publicznym w zakresie wynikającym z przepisów prawa;
4. Wykonania ciążących na Administratorze obowiązków prawnych np.: wystawiania i przechowywania faktur oraz dokumentów księgowych, odpowiedniego dokumentowania i archiwizowania spraw związanych z procesami naukowymi pracowników naukowych i osób ubiegających się o nadanie tytułów zawodowych lub stopni naukowych zgodnie z przepisami odpowiednich ustaw;
5. Ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje sprzedaż wierzytelności innemu podmiotowi;
6. Tworzenia analiz, zestawień i statystyk na potrzeby wewnętrzne administratora;
7. w pozostałych celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzenia działalności oraz do wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów Spółki, w tym sprzedaży i marketingu bezpośredniego.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w celu zawarcia i realizacji umowy niezbędne, w szczególności administrowanie w związku ze stosunkiem zatrudnienia, udziałem w konferencjach i warsztatach naukowych.
5. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych: przetwarzane są dane zwykłe niezbędne do celów realizacji umowy. Administrator zastrzega sobie prawo przetwarzania danych sensytywnych zgodnie z art. 10 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r nr 2016/679 („dane o skazaniach”) tylko w ściśle określonych przypadkach tj. w sytuacjach skazania za przestępstwo na skutek którego pokrzywdzonym jest Administrator.

6. Dane osobowe będą pobierane:

1. bezpośrednio od osób, z którymi Administrator zawiera umowy;
2. z rejestru przedsiębiorców (obecnie Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) oraz z bazy Głównego Urzędu Statystycznego oraz podmiotów zbierających lub analizujących informacje o przedsiębiorcach w celu marketingowym oraz w celu tworzenia zestawień i analiz przez czas trwania umowy;
3. z podmiotów obsługujących transakcje płatnicze w przypadku płatności bezgotówkowych;

7. Dane osobowe będą przetwarzane:

1. przez czas niezbędny do rozpatrzenia wniosku, przygotowania do wykonania danej czynności, a jeżeli umowa dojdzie do skutku przez czas jej trwania. W przypadku rozwiązania umowy Administrator będzie przechowywał dane przez czas określony możliwością dochodzenia roszczeń z tytułu umowy;
2. do czasu cofnięcia zgody – w przypadku danych osobowych pozyskanych na podstawie zgody;

8. Prawa osoby której dane są przetwarzane

Każdy czyje dane są przetwarzane ma prawo do:

1. Żądania dostępu do swoich danych osobowych;
2. Sprostowania danych osobowych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym;
3. Usunięcia danych przetwarzanych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania
5. cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych lub przetwarzania określonych danych.
6. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (od dnia 25 maja 2018r.), gdy uzna, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Klienta narusza Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. nr 2016/679

- o ile nie zachodzą przesłanki dalszego przetwarzania danych przez Administratora, w szczególności w związku z trwaniem celu przetwarzania.

9. Odbiorcą danych mogą być:

1. Polska Akademia Nauk oraz inne publiczne i niepubliczne uczelnie wyższe, instytuty naukowe lub inne podmioty badawczo-naukowe, osoby posiadające stopnie naukowe i tytularne w ramach prowadzonych postępowań o nadanie stopnia naukowego doktora lub doktora habilitowanego kandydatów;
2. Partnerzy współpracujący z Administratorem, wymienieni na stronie internetowej Administratora;
3. Podwykonawcy wspierający wykonanie naszych usług;
4. Podmioty świadczące usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencje badawcze działające na zlecenie Administratora;
5. Podmioty nabywające wierzytelności – w razie nieopłacenia przez osobę, której dane dotyczą zobowiązań w terminie;
6. Podmioty współpracujące z Administratorem przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych prawnych – w zakresie w jakim staną się administratorami danych;

10. Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednakże nie w formie profilowania.